実地指導とは、適正に運営されていることを確認するため、行政により定期的に行われるものです。初めての実地指導でしたので、どのように行われるのか全くわかりませんでした。この記事では、必要な書類や、実際の実地指導の様子を記録としてまとめています。
通知書類
郵送で通知の書類が届きました。
内容を確認すると、日時と場所、事前に提出が必要な書類、当日に必要な書類が記載してありました。
事前提出書類
以下の資料を実地指導実施日の5日間（土日祝除く）までに提出が必要とのことです。方法は持参・郵送・メールいずれも可とのこと
- 現在使用されている重要事項説明書
- 運営規定の様式
- 勤務実績（過去３月分）【任意様式】
- 情業者の資格一覧表【提出資料1】※訪問系サービスのみ
- 就業規則又は賃金規定（処遇改善改善加算を取得されている場合）
- 人権に関する研修の実施実績及び実施計画について【提出資料2】
- 平均利用者数等調【提出資料4】
必要書類について
普段の業務上必要な書類ですので揃っているのですが、事前にチェックしていきます。前述の画像の左から2番目が一覧表になっています。「業務日誌」などは指定の際に必要な書類ではなかったのですが、記載されていました。さらに会計の書類もあります。
運営に関するもの
| 項目 | 生活介護 | 短期入所 | 備考 |
|---|---|---|---|
| （1）運営規定 | 〇 | 〇 | |
| （2）勤務予定表 | 〇 | 〇 | |
| （3）従業者の勤務状況等の確認ができるもの | 〇 | 〇 | 雇用契約書、タイムカードor出勤簿等、就業規則、健康診断記録等） |
| （4）従業者の身分証 | 〇 | 〇 | |
| （5）従業者の資格一覧表 | △ | △ | 資格要件にて加算請求を行っている場合は要 |
| （6）研修に関する記録 （人権研修、内部研修、外部研修） | 〇 | 〇 | |
| （7）サービス提供時間の実績表 | ー | ー | |
| （8）平均利用者数調 | 〇 | 〇 | |
| （9）勤務実績一覧表 （毎月1か月分作成のこと） | 〇 | 〇 | ※4週間分ではない |
| （10）業務日誌 | 〇 | 〇 | |
| （11）事故・ひやりはっと報告書 | 〇 | 〇 | |
| （12）苦情（相談）対応記録 | 〇 | 〇 | |
| （13）①緊急時対応マニュアル | 〇 | 〇 | |
| （13）②衛生管理・感染症マニュアル | 〇 | 〇 | |
| （13）③非常災害対策マニュアル | 〇 | 〇 | |
| （13）④虐待防止・身体拘束マニュアル | 〇 | 〇 | |
| （13）⑤障害のある方への配慮マニュアル | 〇 | 〇 | 差別解消法 |
| （13）⑥事故対応マニュアル | 〇 | 〇 | |
| （15）工賃関係書類 | △ | ー | 工賃規定・工賃支払明細、工賃収支表、工賃向上計画 |
| （18）事業所の会計書類 | 〇 | 〇 | 過去３年分 税務申告書、総勘定元帳、仕訳伝票他、決算関係書類 |
| （19）提供困難な案件記録 | 〇 | 〇 | |
| （20）車両運行記録、車検証 | 〇 | 〇 | |
| （21）協力医療機関等との連携記録書 | 〇 | 〇 |
サービス提供に関するもの
| 項目 | 生活介護 | 短期入所 | 備考 |
|---|---|---|---|
| （1）重要事項説明書 | 〇 | 〇 | |
| （2）契約書 | 〇 | 〇 | |
| （3）相談受付表 | 〇 | 〇 | |
| （4）受給者証の写し | 〇 | 〇 | |
| （5）アセスメント記録 | 〇 | 〇 | |
| （6）個別支援計画・担当者会議の記録・モニタリング | 〇 | 〇 | |
| （7）サービス提供記録 | 〇 | 〇 | ※サービス提供実績記録表以外のもの |
| （8）個人情報同意書 | 〇 | 〇 | ※家族全員分 |
介護給付費等の請求に関するもの
| 項目 | 生活介護 | 短期入所 | 備考 |
|---|---|---|---|
| （1）契約内容報告書 | 〇 | 〇 | 請求担当に提出した書面 |
| （2）自立支援給付費の受領通知 | 〇 | 〇 | |
| （3）介護給付費請求書、明細書 | 〇 | 〇 | 市町村提出分の控え（紙媒体） ※過去3カ月分 |
| （4）サービス提供実績記録表 | 〇 | 〇 | 市町村提出分の控え（紙媒体） ※過去3カ月分 |
| （5）利用者の「平均障害程度区分」及び「区分5・6の者の割合」が確認できるもの | ー | 〇 | |
| （6）定員超過利用減産に係る利用実績記録表 | 〇 | 〇 | |
| （7）処遇改善加算 令和2年度、3年度の実績・源泉徴収票・令和3年度分の給与台帳・信仰年度の給与台帳 | △ | △ | 処遇改善加算を取得している場合 |
| （8）基本報酬、加算等の算定に関する必要書類、記録など | △ | △ |
その他
| 項目 | 生活介護 | 短期入所 | 備考 |
|---|---|---|---|
| （1）賠償保険関係書類 | 〇 | 〇 | 保険給付を受けた場合、その経過のわかる書類 |
| （2）事業所の広告、パンフレット | 〇 | 〇 | |
| （3）事業所指定申請書・変更届出書等の写し | 〇 | 〇 |
通知の受領から当日までの間
事前に、駐車場の有無や、通知には記載がなかった資料（前年度の利用者の実績）などについて、行政より何度か問い合わせがありました。
当日の流れ
実地指導の開始
開始時間の10分前ぐらいに行政の職員の方が来られました。
挨拶をすませたあと、どのように進めるかの説明がありました。
事前に準備頂いた書類を全て提出して頂ければ我々（職員の方）の方で全て確認します。その間は通常通り業務にあたっていただいて構いません。書類を確認していく中で聞きたいことがあれば、その都度お声かけさせて頂きます。
とのことでした。ですので書類を全てお渡しし、あとは適宜質問に答えるかたちで進みました。
昼に一旦休憩をはさみ、その後再開します。
結果についての読み上げ
それでは、最後に今回の実地指導の結果について読み上げさせて頂きます。
…読み上げ中…
正式には、後日書面を送付させて頂きます。
それでは、本日は以上となります。ありがとうございました。
軽微な指摘がいくつかあり、それをまとめたものを書面で頂きました。最後に職員の方がその書類を読み上げるのを聞き、当日は終了となりました。10時から17時の予定でしたが15：30頃に終了しました。
職員の方は皆さま丁寧で親切に対応していただきました。色々ご教示いただいたことは今後の運営に生かしていきます。
実地指導結果の通知
約3週間ほどで、実地指導の結果の通知が届きました。当日に読み上げられた内容が正式な文書となっています。指摘された事項について、改善報告書を提出し終了となります。
まとめ
今回は、障害福祉サービス事業所で実地指導を受けた体験談をお伝えしました。実地指導は、これまでのやり方を是正することにおいて、事業所にとって良い転機でもあります。
サービスの質や運営状況を見直すことで、利用者や職員にとってより良い環境を作ることができます。実地指導に備えるためには、日頃から記録や報告などをしっかりと行うことが大切です。
