【Q&A】「電磁的記録」とは？保存・交付・同意についての取り扱い│R3,06,29問1～7

2024年7月4日

（電磁的記録） 問１「電磁的記録」とはそもそもどのようなものを指すのか。: 「電磁的記録」とは、電子計算機（パソコン、スマートフォン、タブレット等）
による情報処理の用に供されるものをいう。
（電磁的記録による保存） 問２電磁的記録による保存について、「作成された電磁的記録を事業者等の使用に係る電子計算機に備えられたファイル又は磁気ディスク等をもって調製するファイルにより保存する方法」とは具体的にどのような方法をいうのか。: 電磁的記録による保存とは、①電子情報処理組織（ネットワークとそれに接続された電子計算機、すなわち、ネットワークに接続されている状態のパソコン、スマートフォン、タブレット等をいう。）を使って作成された電磁的記録を保存する方法、又は②作成された電磁的記録をフロッピーディスク、ミニディスク、シー・ディー・ロムなどに保存する方法をいう。
（電磁的方法による交付①） 問３電磁的方法による交付について、 ①「事業者等の使用に係る電子計算機と利用申込者の使用に係る電子計算機とを接続する電気通信回線を通じて送信し、受信者の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録する方法」及び ②「事業者等の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに記録された基準第５条第１項に規定する重要事項を電気通信回線を通じて利用申込者又はその家族の閲覧に供し、当該利用申込者の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに当該重要事項を記録する方法」の具体例を教えてほしい。: ①の具体例としては、電子メールなどで、相手のパソコン等のフォルダに電磁的記録を送信する方法が、
②の具体例としては、事業者等が自分のホームページに電磁的記録を掲載し、それを利用申込者又はその家族がダウンロードできる状態に置く方法がそれぞれ想定される。
（電磁的方法による交付②） 問４電磁的方法による交付の方法のうち、「磁気ディスク、シー・ディー・ロムその他これらに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物をもって調製するファイルに」「重要事項を記録したものを交付する方法」について、「その他これらに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物」とは具体的にどのようなものを指すのか。: 「その他これらに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物」としては、ＤＶＤやブルー・レイ・ディスク等の光学ディスク等が想定される。
（電磁的方法による交付③） 問５電磁的方法による交付の方法は「利用申込者がファイルへの記録を出力することによる文書を作成することができるものでなければならない」とあるが、どのような趣旨か。: 利用申込者に交付した電磁的記録については、当該利用申込者が、紙にプリントアウトすることが可能な状態でなければならないという趣旨である。
（電磁的方法による交付④） 問６電磁的方法による交付を行うに当たって事前に利用申込者等に対して承諾を得る必要がある事項のうち、「ファイルへの記録の方式」については、例えばテキストファイルやドキュメントファイル、ＰＤＦファイルなど、どのファイル形式で記録するかを指すという理解で良いか。: お見込みのとおり。
（電磁的方法による同意） 問７電磁的方法による同意について、参考資料として「押印についてのＱ＆Ａ（令和２年６月 19 日内閣府・法務省・経済産業省）」が挙げられているが、具体的にどのような点で参考になるのか。: 文書の成立の真正を証明する手段等について記載されているので、参考にされたい。